Os 4 maiores erros cometidos em processos de backoffice em escritórios jurídicos (Atividades repetitivas)
Nessa série venho apresentando a vocês as 4 principais atividades que, quando executadas de forma incorreta fazem os escritórios jurídicos perderem dinheiro. Hoje falaremos sobre atividades repetitivas.
Atividades repetitivas
São todas as atividades que seguem um roteiro específico, geralmente baseadas em uma ‘Receita de bolo’. Elas estão em constante risco de erros, subutilizam a capacidade intelectual do indivíduo, sobrecarregam o time e geram frustração dos membros das equipes.
Como exemplos clássicos de atividades desse gênero em escritórios jurídicos podemos citar:
- O acesso aos sites dos tribunais para realização de
cadastros de novos processos
ou até mesmo atualização de dados e informações de um processo já existente.
- Necessidade de atualizar o sistema do cliente com informações acerca do andamento do processo, bem como a inserção de cópias de documentos, publicações, movimentações e etc. Isso porque, muitas vezes os arquivos que precisam ser encaminhados ao cliente estão espalhados em pastas internas, cadeias de e-mails, ou até mesmo aguardando digitalização e organização por outro setor.
Logo, a organização é fundamental para evitar desperdício de tempo, perda de documentos e, todo tipo de retrabalho na procura de documentos.
Pensando nisso, a Anytask desenvolveu um sistema que utiliza a tecnologia de armazenamento em nuvem para guardar todas as informações de um processo, o que torna a rotina mais dinâmica e eficiente, pois tudo o que o colaborador precisa saber sobre um processo pode ser encontrado no mesmo lugar.
Além disso, seu escritório pode contar com O RPA (Robotic Process Automation) que potencializa a produtividade, elimina a ocorrência de erros, e garante a padronização do processo e rotinas de trabalho.
Ao contrário do que se pensa sobre o RPA no jurídico, sua implementação é rápida e de baixo investimento.O custo-benefício em comparação com a otimização do tempo gasto em atividades operacionais, aumento de eficiência e agilidade pode ser notado em pouco tempo.
Imagine poder automatizar as seguintes tarefas:
- Extração de Informações – Extrair dados de diferentes sites/bases, como por exemplo os sistemas Pje, Projudi, Esaj, E-proc para análise ou atualização de sistemas.
- Integração entre sistemas – Levar andamentos, arquivos protocolados e informações de pagamentos do sistema interno do escritório e inserir no sistema do cliente.
- Atualização de andamento processual
– Copiar os andamentos do sistema interno de acompanhamento processual para o sistema do cliente, ou até mesmo capturar diariamente novas movimentações e andamentos processuais de todos os tribunais.
- Elaboração de diferentes Relatórios de Acompanhamento – como por exemplo, atualizar relatórios com a quantidade de processos por Cliente, quantidade de custas e despesas por processo/cliente, quantidade de processos em andamento e encerrados, quantidade de processos aptos para cobrança de sucumbência.
- Elaboração de documentos – Elaboração de documentos e petições a partir de modelos pré-estabelecidos, com o preenchimento automático de todos os dados e informações do cliente.
- Protocolo de petições – Protocolo de todos os tipos de petições e documentos na esfera cível, trabalhista e federal.
A Anytask tem know-how em todos esses assuntos. Todos os dias nossas automações economizam tempo e dinheiro dos nossos clientes. Entre em contato conosco para saber mais sobre nossas soluções.
